Kokouksen tiedot
Kutsutut
Luettele kutsutut henkilöt
Esityslista
Lisätiedot
Allekirjoitus
Milloin tätä pohjaa kannattaa käyttää?
- Kun yhdistyksen, hallituksen tai työryhmän kokous tarvitsee ajoissa lähetettävän kutsun ja esityslistan.
- Testaa ajat, osoitteet, linkit ja vastausohje ennen kutsun tai tiedotteen jakamista.
Näin täytät kokouskutsu malli
- 1
Kokouksen tiedot
Täytä Kokouksen nimi, Kutsun lähettäjä, Päivämäärä, Kellonaika ja Paikka. Käytä lopullisia tietoja ja varmista kirjoitusasu lähdeasiakirjoista.
- 2
Kutsutut
Täytä Kutsutut henkilöt. Käytä lopullisia tietoja ja varmista kirjoitusasu lähdeasiakirjoista.
- 3
Esityslista
Lisää yksi merkintä kerrallaan. Kirjaa Asia samalla tarkkuudella jokaiseen merkintään.
- 4
Lisätiedot
Täytä Valmistautuminen ja Liitteet. Käytä lopullisia tietoja ja varmista kirjoitusasu lähdeasiakirjoista.
- 5
Allekirjoitus
Täytä Paikka ja Päivämäärä. Lataa asiakirja, lue se kokonaan ja allekirjoita vaaditulla tavalla vasta tarkistuksen jälkeen.
Tarkistuslista ennen lataamista
- Tarkista sääntöjen tai lain kutsuaika, päätösvaltaisuuden kannalta olennainen esityslista ja osallistumisohje.
- Avaa ladattu tiedosto myös puhelimella ja varmista tärkeimpien tietojen luettavuus.
Vältä nämä virheet
- Älä lisää päätettävää asiaa vain kohtaan muut asiat, jos se olisi pitänyt mainita kutsussa.
- Älä julkaise yksityistä osoitetta tai osallistujalistaa tarpeettomasti.
Usein kysyttyä
Kuinka aikaisin kokouskutsu pitää lähettää?
Yhdistyksen sääntökokouksessa noudatetaan sääntöjen mukaista kutsuaikaa (yleensä 2–4 viikkoa). Hallituksen kokoukseen riittää usein viikko.
Mitä kokouskutsun pitää sisältää?
Kokouksen nimi, aika, paikka, esityslista ja mahdolliset liitteet. Yhdistyksen kokouksessa myös sääntömääräiset asiat.
Onko esityslista pakollinen?
Yhdistyksen sääntökokouksessa kyllä. Hallituksen kokouksessa esityslista on suositeltava mutta ei pakollinen.
Onko pohja ilmainen?
Kyllä, täysin ilmainen. Täytä verkossa ja lataa PDF tai Word ilman rekisteröitymistä.